Kancelářská technika

(Praktická cvičení)
---
Moderní kancelář je v současné době centrem organizace, ze které se řídí nejen výroba,ale hlavně odbyt.Je to současně i místo, kde většina zaměstnanců tráví značnou část svého života.Kromě technického vybavení telefony, psacími stroji, faxy, počítači, kopírkami a dalšími předměty.

 

USPOŘÁDÁNÍ KANCELÁŘÍ

Většina kanceláří je dosud ve starších budovách, které nebyly stavěny pro administrativní účely. V těchto budovách je uspořádání kanceláří, jejich velikost a propojení závislé na charakteru a členění objektu. I přes prováděné stavební úpravy nelze většinou plně vyhovět optimálním požadavkům na uspořádání místností, na jejich velikost a propojení. Tento stav ovlivňuje i vnitřní vybavení jednotlivých kanceláří. Moderní účelově stavěné administrativní objekty jsou již řešeny z uvedených hledisek. Mají místnosti různých velikostí, které jsou účelně propojeny.Místnosti jsou vybaveny telefonními přípojkami, rozvodem elektrické energie pro zapojení různých elektrických strojů a přístrojů, mají zabezpečovací zařízení a další prvky které umožňují uživatelům optimálně uspořádat jednotlivá pracoviště, provést jejich optimální provázanost a komunikaci. Ve většině organizací jsou kanceláře pro jednoho nebo několik pracovníků. V zahraničí, zejména v USA, jsou zřizovány skupinové velkoplošné kanceláře.Tato pracoviště jsou stavebně méně nákladná,jejich plocha je lépe využita, a tím klesají náklady na jejich provoz, snadno se přizpůsobují změnám v podnikové organizaci, z provozního hlediska je zde užší návaznost jednotlivých pracovišť, a tím i lepší a hospodárnější komunikace.Výhodou je též zvýšená produktivita práce daná jak lepší kontrolou pracovníků ze strany vedení, tak i určitou vzájemnou kontrolou. Velkoplošné uspořádání pracovišť se však nehodí pro jakýkoliv druh práce a ne každý pracovník je při takovém uspořádání schopen pracovat. Pracovníkům chybí intimita, vadí větší hlučnost a neklid při práci. Velkoplošné kanceláře musí mít bezpodmínečně klimatizaci.V poslední době nabývá na významu typy polootevřených pracovišť, tj. velkoplošných pracovišť, kde jednotlivá pracoviště (pro jednoho nebo více pracovníků) jsou oddělena mobilními příčkami a nábytkem. Polootevřená pracoviště zabezpečují jednotlivým oddělením a pracovním místům a tím i pracovníkům klidnější práci a intimitu.
Mobilnost příček umožňuje provádět postupné změny pracovišť v souladu s vývojem a potřebami organizace. Na mobilní příčky se dají zavěsit police, skříňky, výzdoba a podobně,a tím vytvářet určité soukromí.

 

VYBAVENÍ KANCELÁŘÍ NÁBYTKEM

Prvořadým cílem vybavení kanceláře by mělo být vytvoření vhodných pracovních podmínek pro zaměstnance. Optimální vybavení a řešení administrativních místností je závislé na charakteru organizace, její velikosti, na stáří budov, na počtu velikosti místností, počtu oddělení, počtu pracovníků, druhu a počtu techniky. Jiné je vybavení místnosti, kam má přístup jen několik zaměstnanců firmy, jiné bude vybavení pracovny vedoucích pracovníků nebo sekretářek. Při vybavení místností, ve kterých dochází ke styku s klienty, je důležitým činitelem reprezentace firmy.
Při volbě a rozmístění nábytku musíme vzít v úvahu, kromě již zmíněných hledisek, poznatky z psychologie práce, hygienické normy, bezpečnostní předpisy, optimálnost kancelářské techniky a další hlediska.
Důležité jsou i další faktory, jako je vhodná kombinace přirozeného a umělého osvětlení, vytápění, větrání, hluk apod.
Zcela samostatnou kapitolou je výzdoba kanceláří obrazy, plastikami a květinami. Důležité je barevné sladění nábytku s podlahovou krytinou, se záclonami, osvětlovacími tělesy a topení.
U sekretářek vedoucích pracovníků je zcela běžný kuchyňský koutek, kde leze připravit malé občerstvení, pokud pro tuto činnost není vyhrazena zvláštní místnost.

KANCELÁŘSKÝ NÁBYTEK

Vybavení kanceláří vhodným a účelným nábytkem, který plní funkční poslání, je základním předpokladem úspěšné práce. Vývoj kancelářského zařízení směřuje k účelnosti a jednoduchosti.
Kancelářský nábytek je dodáván v různých cenových relacích podle toho, zda je o
- individuálně (kusově) vyráběný nábytek podle návrhu architekta pro určitou místnost a pracovní funkci,
- sériově vyráběný kancelářský nábytek v různých barvách, v různé povrchové úpravě a z různého materiálu.
Určitým mezistupněm mezi kusově a sériově vyráběným nábytkem jsou variabilní komplety – stavebnicový systém. Pomocí spojovacích prvků je možno vytvářet rozmanité sestavy stolů, stolků a židlí a též nejrůznější kombinace skříňkových a jiných sestav. Stavebnicový systém umožňuje nabídnout širokou škálu nejrůznějších variant uspořádání židlí, stolů, stolků, skříní, polic a jiného kancelářského nábytku. Umožňuje uspokojit i velmi konkrétní požadavky na nejrůznější tvary, použitý materiál, povrchové úpravy a barvy.
Do této skupiny patří i tzv. nábytkové řady v několika barevných variantách, od kancelářského nábytku pro vybavování pracovišť výkonného aparátu firem až po luxusní nábytek pro kanceláře vedoucích pracovníků.

Pro pracoviště s výpočetní technikou jsou nabízený speciální stoly a průchody pro vedení kabeláže elektroinstalací.
Většina firem nabízí služby architektům a výtvarníkům, kteří podle rozměrů a vybavení místnosti, požadovaného počtu zaměstnanců a jejich pracovní náplně, návrhu uspořádání a vybavení i jeho rozmístěn objednavatelem navrhnou příslušný projekt. Tyto služby dnes poskytují prodejny nábytku i při prodeji sériově vyráběných kusů.
Některé nábytkářské firmy zajišťují pro své zákazníky komplexní projektovou činnost s dodáním nábytku a dalšího vybavení tzv. ,,na klíč´´, tedy včetně osvětlení informačních a jejich systému, doplňků, květinové výzdoby a dalších komponentů.
Sladění tvarů, materiálů, různých prvků nábytků a zejména barev do jednotící linie se požívá i k vyjádření zaměření firmy a její filosofie.

TELEFONNÍ PŘÍSTROJE

Chod moderní organizace je do značné míry závislý na efektivní komunikaci. Podstatnou roli v tom hraje telefonní systém. Ten musí být takový, aby účinně napomáhal řízení organizace, provázel její jednotlivé složky, umožnil spojení s jinými organizacemi, s orány i občany a zároveň poskytoval možnost dalšího rozvoje, společně s rozvojem organizace.
Běžným spojovacím prostředkem, kterým umožňuje přenos hovoru, je telefon.
Telekomunikační zařízení pro použití v České republice musí být schváleno - homologována – pro přepojení na telekomunikační síť. Osvědčení o schválení zařízení vydává Český telekomunikační úřad. Každé zařízení, které bylo schváleno, musí být označeno homologační značkou a k dokumentaci musí být přiložená kopie osvědčení.
V současné době je na našem trhu k dostání celá řada nejrůznějších telefonních přístrojů, které se od sebe liší zejména svým designem a počtem funkcí.

Základní modely telefonních přístrojů

Základní modely mají dnes tlačítkový číselník, opakovanou volbu posledně volaného telefonního čísla a zkrácenou volbu nejčastěji volených telefonních čísel.

Normální volba telefonního čísla
Zvedneme sluchátko, když uslyšíme oznamovací tón, volíme telefonního číslo volané stanice na číselníku.

Opakovaná volba posledního telefonního čísla
Přístroj provádí volbu posledního volaného telefonního čísla automaticky, tj. bez volby celého čísla na číselníku. Při opakované volbě zvedneme sluchátko a stiskneme tlačítko RD. Přístroj provede automaticky volbu posledního volaného čísla.

Zkrácená volba telefonního čísla
Nové standardní telefonní přístroje umožňují vložit do paměti nejčastěji volaná telefonní čísla.
Tento způsob umožňuje uživateli rychle volit telefonní číslo pouze stiskem jednoho tlačítka na číselníku (např. pod číslem 8 je telefonní číslo 24 81 25 92).
Vložení telefonního čísla do paměti pro zkrácenou volbou provedeme tak, že zvedneme sluchátko, stiskneme tlačítko uložení do paměti ST. Na číselníku navolíme zkrácené telefonní číslo, stiskneme ST a na číselníku stiskneme vybrané jednomístné číslo (0 až 9), pod kterým telefonní číslo uložíme do paměti. Například telefonní číslo 24 81 25 92 uložíme pod číslem 8. Po uložení čísla sluchátko zavěsíme.
Vyvolání telefonního čísla, které máme v paměti (např. pod číslem 8), provedeme takto: zvedneme sluchátko, stiskneme tlačítko MR a v našem případě číslo 8 na číselníku. Telefonní přístroj automaticky volí telefonní číslo 24 81 25 92.
U standardních telefonních přístrojů si musíme čísla, pod kterými jsou jednotlivá telefonní čísla uložena, zapamatovat nebo napsat do seznamu.

Zkrácená volba u komfortních telefonních přístrojů
Komfortní telefonní přístrojem mají pro zkrácenou volbu telefonních čísel zvláštní panel, tj. seznam stanic pro zkrácenou volbu. Každé telefonní číslo, které je založeno v paměti pro zkrácenou volbu, má tlačítko a štítek pro napsání jména organizace nebo osoby nebo pro napsání telefonního čísla.
U těchto přístrojů stačí zvednou sluchátko a stisknout příslušné tlačítko.

KOMFORTNÍ TELEFONNÍ PŘÍSTROJE

Komfortní přístroje jsou vybaveny dalšími funkcemi, které zpříjemňují a zefektivňují práce s telefonním přístrojem. Jsou to zejména tyto funkce:
- opakovaná volba posledního volaného čísla stiskem jediného tlačítka;
- zkrácená volba nejčastěji volaných, do paměti uložených telefonních čísel jedním, popř. dvěma tlačítky;
- hlasitý telefon, který umožňuje telefonní hovor bez zvednutí mikrotelefonu – sluchátka; účastník má volné ruce a může si např. dělat poznámky;
- rozdílný způsob zvonění pro vnější a vnitřní linky;
- odpojení mikrotelefonu během hovoru, aby druhá strana neměla možnost slyšet např. dotaz vůči jiné osobě v místnosti;
- uzamčení telefonního přístroje proti neoprávněnému použití;
- displej, tj. okénko, ve kterém se zobrazuje telefonní číslo volaného účastníka, délka hovoru i jiné údaje;
v klidovém stavu je v okénku zobrazeno datum a přesný čas.

SEKRETÁŘSKÉ SOUPRAVY

Sekretářské soupravy umožňují připojení několika státních a interních linek. V menších organizacích plní funkci telefonní ústředny.
Sekretářské soupravy jsou vybaveny jako komfortní telefonní stanice, umožňují propojování interních a externích hovorů – tzv. konferenční hovory, tj. hovory s více účastníky na jednou z možností tyto hovory nahrávat do záznamníku.
Soupravy mají záznamníky, které umožňují nahrávat telefonické hovory nebo vzkazy pro pracovníky. Například vedoucí pracovník může nahrávat pro sekretářku vzkaz nebo krátký dopis.
Sekretářské soupravy jsou mimo jiné vybaveny hlasitou komunikací, paměti telefonních čísel, automatickým vytáčením obsazené telefonní stanice, vnitřním voláním, přepojováním hovorů, programovatelným vyzváněním, individuálním přístupem na státní linku apod.

BEZŠNŮROVÉ TELEFONNÍ PŘÍSTROJE

Běžné telefonní přístroje mají mikrotelefon – sluchátko je spojeno se základním přístrojem pomocí telefonní šňůry. Pohyb uživatele po místnosti při telefonování je dán jejich délkou.
Bezšňůrové telefonní přístroje umožňují uživateli pohyb při telefonování nejen po celé místnosti, ale i mimo místnost.
Základní část telefonního přístroje je napojena na telefonní síť jako u běžných telefonu, přenosná část – sluchátko- není však připojena šňůrou. Základní část i sluchátko mají vestavěný miniaturní rádiový přijímač, který umožňuje přenos informací mezi základní částí a mikrotelefonem (sluchátkem).
Přístroje umožňují uživateli pohyb při telefonování do vzdálenosti desítek metrů v budově, ve volném prostranství až do 300 m.
Baterie ve sluchátku jsou dobíjeny automaticky při položení nebo zavěšení sluchátka na základní část telefonického přístroje.
Na základní část možno napojit i více mikrotelefonů-sluchátek. Sluchátka jsou vybavena tlačítky pro různé funkce jako běžné telefonní přístroje, tj. mají číselník, tlačítka pro opakovanou i automatickou volbu, tlačítko pro odpojení mikrotelefonu během telefonu apod. Některé mají i displej.

MOBILNÍ TELEFONY – RADIOTELFONY

Mobilní telefony jsou v podstatě radiové vysílače a přijímače, které jsou napojeny na běžnou telefonní síť. Předpokladem použití mobilních telefonu je tzv. celulární síť, kterou tvoří radiotelefonní buňky (celule) o různém rozsahu působnosti. Tyto buňky tvoří systém, který pokrývá většinu území našeho státu.
Mobilní telefony mají vlastní telefonní čísla a pracují jako standardní telefonní přístroje. Přístroje mají anténu pro příjem a vysílání hovorů.
Jednotlivé typy jsou k dispozici ve verzi autotelefonu, určeného k montáži napevno do vozidla, nebo kapesního telefonu.

Autotelefon

Autotelefony jsou jedním z typů mobilních telefonů. Jsou instalovány napevno v osobních nebo nákladních automobilech a jsou napájeny z autobaterie.
Z těchto telefonů lze volat a být volán jako u běžného telefonního aparátu. Mají vlastní telefonní číslo a jsou vybaveny řadou funkcí, jako je hlasitý telefon, zkrácená volby, uzamčení proti neoprávněnému použití apod.
Některé mají i displej.
Mikrotelefon-sluchátko mají některé autotelefony oddělitelné, tj. bezšňůrového spojení se základní jednotkou telefonu. V tom případě se může řidič vozidla s mikrotelefonem vzdálit až 300 m a může při tom telefonovat.
Velmi důležitým prvkem u těchto telefonů je anténa. Platí zásada, že čím je anténa na voze umístěna výše, tím je lepší spojení. Je třeba si uvědomit, že se autotelefon požívá i v místech s horší kvalitou signálu, než je např. ve větších městech a v oblastech dálnic.
Autotelefony lze použít na většině území České republiky, tj. na území pokrytém radiotelefonní službou.

Kapesní mobilní telefony

Jde o malé kapesní telefony o hmotnosti do 300 g. Elektrickým zdrojem těchto telefonů jsou baterie.
Kapesní telefony jsou vybaveny různými funkcemi jako komfortní telefonní přístroje a mají i displej.
Kapesní mobilní telefony mají menší vysílací a přijímací výkon než autotelefeny. Tím je omezeno jejich použití jen na oblasti s velmi dobrým signálem radiotelefonní služby. Jde především o větší města a jejich okolí a území kolem dálnic.
Kapesní mobilní telefony je možno používat i v motorových vozidlech. Pro tento účel jsou dodávaný držáky pro umístění telefonu na přístrojové desce auta, přípojky na vnější anténu vybavený pro pohodlný a bezpečný provoz se zavěšeným telefonem, nabíjení z elektrické sítě motorového vozidla i jiné doplňky.

Mobilní telefon Nokia

TELEFONNÍ ZÁZNAMNÍKY

Telefonní záznamníky jsou obdobou diktafonu. Umožňují nahrávat přehrávat vzkazy pro volajícího a opačně pro uživatele záznamníku.
Záznamníky mohou být:
- samostatné přístroje používané ve spojení s telefonem;
- vestavěné do telefonních přístrojů.
Paměť záznamníku umožňuje, kromě nahrávání a přehrávání vzkazů volajícím a naopak, ještě další funkce (nahrávat vzkazy pro další uživatele záznamníku, a nahrávat zajímavé telefonické konverzace apod.) Počet funkcí je závislý na typu záznamníku.
Jako paměti se užívá standardních kazet, mikrokazet, nebo digitálních čipů.

Běžný provoz telefonního záznamníku

Automatické přehlášení a instrukce pro volající
Uživatel telefonního záznamníku může nahrát pro volající vzkaz, např. : ,,Dobrý den. Dovolali jste se (uveďte tel. číslo nebo jméno). Pracovník není přítomen. Po zaznění zvukového znamení zanechte prosím vzkaz v délce do 1 minuty (do 3 minut). Děkujeme Vám.‘‘
Volající může po signálu mluvit svůj vzkaz v uvedeném časovém rozpětí.
Záznamník se používá v nepřítomnosti uživatele telefonní stanice. Při odchodu zapíná uživatel záznamník pomocí klávesy ANSVER ON. Při zapnutí se rozsvítí kontrolní žárovka. Touto klávesou se záznamník také vypíná.

Poslech vzkazů
Uživatel záznamníku po návratu na pracoviště zjistí na displeji počet nahrávaných vzkazů.
Pro jednotlivé operace při poslechu vzkazů volí uživatel příslušnou klávesu podle následujícího přehledu.
Při nahrávání všech nebo jen nových vzkazů se vzkazy nevymazávají. Doporučuje se však vzkazy po přehrání vymazat. Tím se uvolní místo pro vzkazy nové. Počet nahrávek je závislý na kapacitě paměti záznamníku a na tom, zda je o záznamy v délce 1 nebo více minut.

MEMO vzkazy
Přes mikrofon, který je zabudován do záznamníku, můžeme nahrát vzkaz pro dalšího uživatele. Například vedoucí pracovník může tímto způsobem nahrát pokyny nebo krátký dopis pro sekretářku. V tomto případě působí záznamník jako diktafon.
Nahrání vzkazu:
- stiskneme klávesu MEMO REC;
- po pípnutí namluvíme vzkaz do mikrofonu záznamníku;
- po ukončení nahrávky stiskneme opět klávesu MEMO nebo STOP.
Na displeji se tento vzkaz zobrazí jak nový vzkaz.
Při přehrávání MEMO vzkazů postupujeme jako u ostatních vzkazů.

Nahrání telefonní konverzace
Zajímavý telefonní hovor si můžeme rovněž nahrát. V průběhu hovoru stačí stisknou klávesu 2 WAY a od zvukového signálu se náš telefonní hovor zaznamenává. Chceme-li nahrávání ukončit stiskneme opět klávesu 2 WAY nebo STOP.
Při přehrávání telefonní konverzace postupujeme jako u ostatních záznamů.

Displej záznamníku
Obdobně jako komfortní telefonní přístroje mají záznamníky displeje, které zobrazují počet zaznamenaných vzkazů včlenění na celkový jejích počet a na vzkazy nové, dosud nevyslechnuté. Dále zobrazují nastavené funkce a provozní stavy (jako běžný čas, čas pro nahrávání), či upozorňují, že paměť je plná, nebo že pro nahrávání zůstává k dispozici jedna minuta apod.

Displej záznamníku se záznamem vzkazů (vzkazy 4a 5 jsou nové)

Dálkové ovládání záznamníku

U záznamníku je běžné jejich dálkové ovládání. Uživatel si může přehrát nebo nahrát vzkazy z jiného telefonu. Může si přehrát všechny vzkazy nebo jen nové, může nahrát vzkazy nové nebo vzkazy vymazat.
Proti zneužití dálkového ovládání záznamníku chrání přístupové heslo, které tvoří dvoučíselný nebo tříčíselný kód. Bez jeho znalosti nelze záznamník dálkově ovládat.
Záznamníky se dají po jejích přehlášení dálkově ovládat jen pomocí tónové volby.
Jednoduché je dálkové ovládáni z telefonního aparátu, který má možnost přepnutí z normální impulzní volby na volbu tónovou. V tomto případě vyvoláme nejdříve telefonní číslo záznamníků běžným způsobem. Po přihlášení se záznamníku přepneme na tónovou volbu. V tónové volbě volíme přístupové heslo a po několika sekundách můžeme dálkově ovládat záznamník tím, že stiskneme příslušnou číslici, která odpovídá požadované funkci (přehrání vzkazů, vymazání apod.).
V případě, že telefonní přístroj nemá možnost změny impulzní volby na tónovou, musíme použit tónového vodiče – beepru (čti bípru), tj. krabičky velikosti dlaně s číselníkem.
Nejdříve zvolíme běžným způsobem telefonní číslo záznamníků. Po přihlášení se přiložíme na mluvítko mikrotelefonu (sluchátko) beepr a na něm volíme přístupové heslo (kód) a potom příslušnou číslici, která odpovídá přehrání nebo provedení požadované funkce (přehrání, vymazání apod.).
Komfortní záznamníky mají i další funkce. Jde o nahrávání probíhajícího telefonního hovoru, předání vzkazů na jinou telefonní stanici, úsporu telefonních poplatků apod.

Ukázka beepru pro dálkové ovládání Číslový kód pro dálkové ovládání záznamníku
Záznamníků (p volbě přístupového hesla)

TELEGRAF
Telegraf patří k nejstarším telekomunikačním prostředkům. Jeho výhodou je univerzální použitelnost, tzn. že odesílající ani příjemce nemusí mít žádné speciální zařízení.
Telegramy můžeme podávat u přepážky telegrafní ústředny, telegrafní stanice na poště, telefonicky nebo dálnopisem. Zpráva se doporučuje v písemné podobě nebo telefonem.
Text telegramu má být jasný a srozumitelný, přitom ale co nejkratší. Proto při stylizaci vynecháváme všechna slova, která nejsou nezbytně nutná, používáme telegrafických adres a známých zkratek, což ukazují tyto příklady:

sdělte telegraficky = telefrafujte
není možno = nelze
100 000 = stotisíc
výlohy, pojistné, dopravné placeno = CIF
Československá obchodní banka = cechobanka

Kromě jasné řeči lze použít i řeči smluvené nebo značkové. V tomto případě se počítá za slovo 5 písmen, číslic nebo značek.
Telegram, zejména ve formě příkazu nebo dispozice s majetkem, by mohl dát kdokoliv na světě, aniž by pravý majitel účtu o tom věděl. Tuto možnost ověřování správnosti umožňuje klíčování telegrafického příkazu. Klíč v telegramu zastupuje pro účely ověření právoplatný podpis u písemného příkazu.
Klíč je zvláštní číslo (nebo skupiny písmen), uváděné na začátku telegramu. Jeho složení a význam znají pouze partneři, jejichž se týká. Příjemce telegrafického příkazu si přezkouší správnost klíče, a tím si prověří totožnost odesílatele zprávy, případně i část jejího obsahu.
Vysoké poplatky za telegramy, zejména ve styku se zahraničím, vedly k sestavení a používání telegrafických kódů. Kódy jsou v podstatě skupiny zpravidla 5 písmen, které vyjadřují několik slov, nebo část věty. Kódem lze vyjádřit i celou větu, ve které např. nabízíme určité množství zboží za určitou cenu nebo jiné sdělení. Kódy jsou jednak veřejné, jednak soukromé. U nás bylo pro potřeby zahraničního obchodu vytvořen UNICOD.
Ukázka z UNICODU
MBQIL = dovozní licenci máme
PYDLG = provize musí být zahrnutá v cenách
LSRBU = urgujeme urychlené otevření akreditivu na zakázku č.
LSSCV = urgujeme urychlené otevření akreditivu, jinak hrozí zpoždění dodávky

DÁLNOPIS

Dálnopis je přístroj, který umožňuje přenos písemné zprávy pomocí dálnopisné sítě. Je v podstatě o telegrafní přístroj doplněný klávesnicí psacího stroje. Zpráva psaná odesílatelem na dálnopisném stroji se současně píše na dálnopisném stroji příjemce.
Dálnopisné stanice mají svá čísla, která jsou uvedena v seznamu dálnopisných stanic. Tento seznam je podobný telefonnímu seznamu.
Původní typy dálnopisných přístrojů byly doplňovány děrovačem a snímačem děrné pásky, což umožnilo text nejprve naděrovat a potom je rychle z pásky odvysílat. Později děrné pásky byly nahrazeny elektronickou pamětí. Na dálnopisnou síť je dnes možno pomocí modelu (přístroje na přeměnu signálu)zapojit i počítač.
U dálnopisů obdobně jako u telegramů se používá kódování.

FAX – TELEFAX

Nejrozšířenější telekomunikační službou v současné době je telefon. Ten však neodstranil potřebu rychlého předávání písemných informací (např. v obchodním styku).
Tuto potřebu částečně splnil telegraf a jeho následovník dálnopis. Do doby rozšíření faxových přístrojů se stal dálnopis nejpoužívanějším prostředkem k předávání písemných zpráv. Ani dálnopis však nebyl obecně použitelným řešením. Selhal např. v zemích s neabecedním písmem. Proto po druhé světové válce upravili pro tyto potřeby Japonci fax – telefax, který byl odpočátku zamýšlen pro přenos kreseb a grafických informací.
Fax se stal ve velmi krátké době mezinárodně široce používaným komunikačním prostředkem. K jeho
obrovskému rozšíření přispěla i jeho dostupnost. K přenosu se používá běžná telefonní síť. Ta je díky značným investicím, které byly vloženy do rozvoje telekomunikací, nejen všeobecně dostupná, ale navíc má přijatelné provozní náklady.

 

Faxové přístroje

Fax je přístroj, který umožňuje elektricky přenášeč pomocí telefonní sítě jak ručně nebo psacím strojem napsané nebo vytištěné informace, tak i nejrůznější grafy, kresby a fotografie. Hodí se též pro přenos nelatinského písma.
Faxy jsou různých konstrukcí. Většina faxů používá tepelného tisku na termocitlivý papír, který je v rolích. Výkonné faxy využívají tisku inkoustové stránky, laserového tisku nebo LED pro záznam na běžný kancelářský papír. Na rozdíl od faxového papíru tisk na kancelářský papír nestárne a není citlivý na vnější vliv.
Podstatou snímání a přenosu obsahu dokumentu je převod na impulsy, které jsou přenášeny do přijímací faxové stanice po telefonní lince. Přijímací stanici se tyto impulsy opět mění v písmo nebo kresbu.
Doba přenosu jedné stránky formátu A4 je 10 – 20 sekund. Tato veliká přenosná rychlost snižuje poplatky za přenos.
Faxové přístroje jsou:
- samostatné s vlastním faxovým číslem;
- společné, tj. mající společné telefonní číslo s telefonním přístrojem.
Moderní komfortní faxy je možno propojit se záznamníkem telefonního hovorů a také s počítačem.
Faxové přístroje jsou vybaveny mnoha funkcemi.
Nejjednodušší modely umožňují:
- přenos dokumentů,
- příjem dokumentů,
- kopírování.
Komfortní modely umožňují kromě základních operací (přenos, příjem, kopírování) řadu dalších operací:
- několik možností nastavení kvality rozlišení vysílání jak textových, tak grafických předloh pomocí větší nebo menší hustoty snímání;
- odložený přenos v předem nastavený čas, zpravidla na dobu menšího provozu, kdy jsou poplatky nižší;
- přenos faxové zprávy do více faxových stanic, tzv. přenos oběžníkem;
- paměť pro došlé faxové zprávy v případě, že dojde záznamový papír;
- uložení do paměti nejčastěji používaných faxových čísel pro rychlovolbu příslušného čísla jediným stiskem;
- opakování (automatické) volby posledně volaného faxového čísla.
Mezi další funkce u komfortních modelů faxových přístrojů patří např. vysílání a přijímaní dokumentu přímo z počítače, v propojení s počítačem může faxový přístroj pracovat jako tiskárna nebo může zobrazit dokumenty inverzně, tj. změnit bílé plochy na černé a na opak.
Faxová zařízení může k telefonní síti připojovat pouze technik, který má k tomu úkon pověřený. Může jít o technika SPT Telecom nebo pracovníka firmy, která má oprávnění k montáži těchto zařízení.
Při koupi nového přístroje dostane uživatel instrukční knížku, ve které je popis jak přístroj sestavit a přehled jednotlivých dílů a ovládacích prvků. V poslední době se stále více využívá služeb odborných pracovníků prodejní firmy. Tím se zabraňuje chybám, příp. i poškození faxového přístroje při jeho instalaci.
Odborný pracovník zejména:
- sestaví přístroj a provede jeho zapojení na telefonní síť a na elektrický přívod;
- provede registraci účastníka faxu, tj. nastaví do paměti jiného účastníka a jeho faxové/telefonní číslo;
- nastaví do paměti faxu datum a čas, který se zobrazuje na displeji, je-li fax v pohotovostním stavu, to znamená, že je připraven odesílat nebo přijímat dokumenty.
Uvedené údaje se vyskytnou v záhlaví dokumentu, které jsou odesílány druhé straně. Ta podle nich okamžitě pozná, odkud dokumenty přichází.

 

 

Údaje v záhlaví faxového dokumentu
Ovládací panel faxu

Důležitou částí faxového přístroje je ovládací panel. Nejjednodušší přístroje s přepínáním telefonu mají pro obsluhu faxu tlačítka START a STOP. Volba čísla faxu volaného se provádí telefonním přístrojem.
Ovládací panely komfortních faxových přístrojů obsahují displej, číselník, tlačítka pro zkrácenou volbu čísel, funkční klávesy a kontrolní žárovky.
Na následujícím panelu si přiblížíme jeho jednotlivé části.

 

Základní operace

Mezi nejběžnější funkce faxových přístrojů patří odesílání dokumentů, příjem dokumentů a kopírování.
U komfortních faxů existuje celá řada možností jak nastavit přístroj na odesílání a na příjem dokumentů. Nastavení na tyto funkce závisí mimo jiné na tom, zda je fax používán samostatně (má samostatnou linku a číslo), nebo společně s telefonem.
Seznámíme se základními funkcemi faxu se samostatnou linkou.

Vkládání dokumentů
Dokumenty pro odesílání vkládáme podle pokynů do výrobce do automatického podavače zpravidla lícem dolů. Přístroje mohou odesílat automaticky i více dokumentů, a to v pořadí od spodního listu po horní.
Dokumenty musí být na běžném kancelářském papíru většinou formátu A4. Nedoporučuje se vkládat papíry pomačkané nebo potrhané.

Nastavení kvality tisku
Pro běžné dokumenty se používá základní nastavení STANDARD. Pro obrázky a fotografie se používá nastavení HALFTONE, tj. nastavení větší hustoty snímání kresby. Některé faxy mají i další možnosti nastavení odpovídající typu dokumentu.

Volba čísla faxu příjemce
Jestliže je na displeji zobrazeno datum a čas, je přístroj v pohotovostním stavu a je připraven na odesílání nebo příjem dokumentů.
Číslo faxu příjemce volíme buď pomocí číslic na číselnici, nebo rychlovolbou, tj. pouhým stisknutím příslušného tlačítka.

Odesílání dokumentů při automatické volbě
Nepotřebujeme-li předem hovořit s druhou stranou, není-li obsazeno, stiskneme tlačítko START/COPY a fax odesílat dokument. Na displeji se objeví číslo faxu volané strany, při použití rychlovolby též její jméno.
Po odeslání dokumentu se na displeji zobrazí sdělení informující o ukončení vysílání: TRANSMITTING OK.

Příjem dokumentů
Aby faxový přístroj mohl přijímat dokumenty, musí být v pohotovostním stavu (na displeji je zobrazeno datum a čas) a v zásobníku musí být založen papír.
Zapnutí na automatický příjem provádíme tlačítkem AUTO. Přístroj automaticky přijímá dokumenty.

 

Vyhotovení kopií
Faxem můžeme vyhotovit jednu i více kopií.
Dokument pro okopírování vložíme do faxu a nastavíme sytost kopií. Při jedné kopii stiskneme klávesu START/COPY a fax pořídí požadovaný počet kopií.

 

TELEKOMUNIKAČNÍ SLUŽBY

Možnosti, které poskytují technické a programové prostředky moderních telekomunikačních sítí, vedly ke vzniku nových telekomunikačních služeb, tzv. telepatických služeb, doplňujících služby telefonní, telegrafické a služby přenosu dat.

Elektronická pošta

Elektronická pošta umožňuje účastníkům této služby zasílat, přijímat a evidovat zprávy vytvořené na osobním počítači prostřednictvím modemu a telefonní sítě. Každý účastník má přidělenou tzv. elektronickou schránku v paměti centrálního počítače. Adresát se může pomocí svého počítače kdykoli spojit se svou elektronickou schránkou, zjistit její obsah, příslušnou zprávu převést do svého počítače a podle potřeby ji vytisknout.

Internet

V poslední době nabývá velkého významu a rozšíření Internet – Mezinárodní počítačová síť. Jde o systém, který umožňuje získat aktuální informace prostřednictvím telefonní sítě, osobního počítače a modemu, tj. přístroje, který převádí signály, jež jsou vhodné pro přenos dat po telefonní sítí.
Na Internetu jsou uživatelům k dispozici nejen nejrůznější textové soubory, ale i fotografie a videozáznamy.
Internet umožňuje získávat informace z domova i ze zahraničí, a to z oblasti bankovnictví, obchodu, vědy, techniky, dopravy i dalších odvětví. Pomocí Internetu lze získat nejrůznější informace o výrobních a obchodních organizacích, bankách, o obchodování na burzách, různé statistiky, telefonní seznamy, jízdní řády, informace o clech, o kulturních podnicích, sportovní výsledky, zprávy o počasí apod. Pomocí Internetu můžeme propagovat své výrobky nebo služby.
Například na stránkách Burza cenných papírů v Praze najdeme kromě výsledků obchodování různé statistiky o nákupu a prodeji cenných papírů, jejich největším vzestupu a poklesu cen i kompletní seznam všech členů burzy.
Přístup do nejrůznějších aplikací Internetu je především VIDEOTEXTU – informační služby SPT Telecom, která umožňuje účastníkům vybaveným osobním počítačem a modemem nepřetržitý přístup k informacím z různých domácích a zahraničních zdrojů.

 

KOPÍROVACÍ STROJE

V oblasti řízení a správy nejrůznějších organizací vzniká potřeba rozmnožovat různé zprávy, pokyny, propagační materiály, výkresy i jiný písemný nebo kreslený materiál. Kromě toho velmi často vzniká potřeba pořídit od došlých nebo odesílaných písemností jednu nebo několik kopií. Kopie se dříve zhotovovaly mechanickým (manuálním) opisováním nebo obkreslováním originálu. Později se k pořízení několika kopií používaly psací stroje. Tato praxe dosud někde trvá.

Pořizování kopií

V současné době se kopie zhotovují většinou pomocí speciálních strojů a přístrojů rozmnožovací techniky, a to:
- kopírováním
- rozmnožováním tiskem.
Při kopírování se z předlohy působením světla nebo jiného záření přenáší text nebo kresba na papír. Předloha

se zvlášť nevyhotovuje, jsou jí různé došlé nebo odesílané písemnosti, kresby apod., které jsou věrně reprodukovány.
Při rozmnožování tiskem vznikají kopie přenášením barvy z předloha – matrice – na potiskovaný papír, a to mechanickým nebo jiným způsobem. Matrice se pro účely rozmnožování vyhotovují zvlášť. Tento způsob se volí zpravidla tehdy, potřebujeme-li pořídit velký počet výtisků.

Kopírovací stroje

V sekretariátech vedoucích pracovníků a v jiných útvarech organizací slouží k operativnímu pořizování kopií nejrůznějších písemností většinou stolní kopírovací stroje, které obsluhují zpravidla sekretářky, ale též další pracovníci.
V rozmnožovnách organizací jsou instalovány vysoce výkonné kopírovací stroje k pořizování většího počtu kopií velkou rychlostí, s možností zmenšovat nebo zvětšovat předlohy, někdy též s možností pořizovat i barevné kopie.
Požadavky kladené na moderní kopírovací stroje jsou následující:
- jednoduchá obsluha,
- možnost pořizovat kopie na běžné kvalitní kancelářské papíry,
- schopnost kopírovat nejrůznější písemnosti napsané psacím strojem nebo ručně, různé tiskoviny, kresby apod.
- vysoká rychlost pořízení kvalitní a trvanlivé kopie,
- práce bez zápachu a s minimální hlučností.
Kopírovací stroje mají různé vybavení a uspořádání ovládacího pultu, který obsahuje klávesy pro nastavení počtu kopií, pro start a zastavení kopírovaní, signalizaci apod. Proto je třeba prostudovat návod k obsluze příslušného kopírovacího stroje.

 

Ovládací pult kopírovacího stroje REX ROTARY 7010 C

Postup při běžném kopírování
Za předpokladu, že kopírovací stroj je zapnutý (zpravidla se nechává zapnutý celou pracovní dobu) a je v tzv. pohotovostním či čekacím stavu, je postup následující:
1. Odklopíme horní desku a na sklo umístíme písemnost textem ke sklu. Desku přiklopíme.
2. Tlačítky nastavíme požadovaný počet kopií. Nastavený počet se zobrazí na počitadle.
3. Eventuálně páčkou nastavíme sytost zabarvení kopií.
4. Stiskneme tlačítko startu kopírování. Stroj vyhotoví požadovaný počet kopií.
5. Po ukončení kopírování odklopíme horní desku a vyjmeme kopírovací písemnost. Z podnosu vyjmeme vyhotovené kopie.
Po ukončení kopírování se stroj asi za 30 sekund sám vypne a zůstane v pohotovostním či čekajícím stavu.

 

DALŠÍ PROSTŘEDKY ORGANIZAČNÍ TECHNIKY

V oblasti korespondence nejrůznějších organizací a institucí se používá mnoho nejrůznějších prostředků organizační a výpočetní techniky, různé kancelářské pomůcky i zdánlivé drobnosti, jako jsou psací potřeby, lepící pásky, předtisky apod. Na trh přicházejí stále dokonalejší a výkonnější prostředky, které ovlivňují metody a formy administrativních prací.
V korespondenční praxi podnikatelských a dalších subjektů se používají prostředky jednak organizační, jednak výpočetní techniky. Poznali jsme již tyto stroje a přístroje organizační techniky:
- psací stroje (v předcházejícím ročníku);
- telefonní přístroje a záznamníky;
- faxy, dálnopisy, telegrafy;
- kopírovací stroje;
- diktafony.
Výklad o prostředcích výpočetní techniky je náplní dvou samostatných předmětů, a to:
- výpočetní techniky, pokud jde o osobní počítače a počítačové sítě;
- hospodářských výpočtů, pokud jde zejména o kalkulátory.
V oblasti korespondence se setkáváme v řadě organizací a institucí ještě s dalšími prostředky organizační techniky.

Frankovací stroje

Frankovací stroje nahrazují časově náročnou a obtížnou práci, tj. platit poštovní poplatky známkami. Frankovací stroje místo nalepení známky vytisknou na obálku příslušnou hodnotu poštovného i s datem. Kromě toho vytisknou i firemní reklamu – logo. Odesílatel může kromě zaplacení poštovného oznamovat na obálce různé akce, propagovat firmu a její výrobky či služby apod. Některé frankovací stroje mají možnost připojení elektronických vah, což umožňuje automaticky nastavit hodnotu výplatného podle hmotnosti dálkopisu.

Obálkovací automaty

Tyto přístroje automaticky skládají papír – dopis, vkládají ho do obálek a obálky zalepují. Provádějí tedy rutinní práci při expedici dopisů. Funkce zalepování obálek se dá podle volby zapnout nebo vypnout. Výhodné je používat obálkovací automaty ve spojení s automatickou vahou a frankovacím strojem. Obálkovací stroj složí korespondenci, vloží ji do obálky a obálku automaticky zalepí. Frankovací stroj v napojení na automatické váhy určí výši poštovného a dopis ofrankuje. Tím je korespondence připravena k odeslání. Odpadá zdlouhavá ruční manipulace s korespondencí.

Adresovací stroje

Adresovací stroje nahrazují psaní stále se opakujících stejných adres, které tisknou automaticky na obálky. Adresy je možno tisknou na samolepicí etikety, které se ručně nebo automaticky nalepují na obálky. Adresovacích strojů se též používá k tisku různých visaček, skladních listů apod.

Otevírače obálek

Otevírají obálky odříznutím tenkého proužku okraje obálky. Z technického hlediska rozeznáváme otevírače ruční a elektrické

Skartovací stroje

Tyto stroje rozřezávají vyřazenou korespondenci, fólie, plastické karty, počítačové sestavy i jiný materiál na malé kousky.

 

PROSTŘEDKY EVIDENČNÍ TECHNIKY

Lístkovnice – kartotéky

Vzhledem k tomu, že úkoly lístkovnic dnes stále častěji přebírají počítače, omezme se jen na nejzákladnější pojmy.
K přehlednému uložení nejrůznějších záznamů a dat na volných listech nebo kartách souží různé speciální krabice, skříňky a skříně.
Lístkovnice umožňují přehledně uložit i větší počet lístků nebo karet s různými záznamy. Umožňují snadnou manipulaci s nimi, rychlé vyhledávání, doplňování a vyřazování.
Podle polohy lístků nebo kartiček rozeznáváme lístkovnice:
- vertikální, s kolmým uložením lístků;
- horizontální, s vodorovným uložením lístků.
Jednotlivé skupiny lístků jsou pro lepší orientaci a vyhledávání označeny jezdci s abecedou, čísly, ročníky nebo s okénky pro napsaní údajů.
Soubory lístků lze uspořádat podle:
- data vzniku;
- pořadového čísla (značky)
- odesílatelů;
- adresátů;
- obsahu.
K uspořádání karet se též používá desetinného třídění, které zjišťuje, aby všechny písemnosti týkající se určité věci byly uloženy pod stejným číslem.
K rychlejšímu vyhledávání určitých údajů se používá i okrajově děrovaných štítků. Lístky jsou po odvodu děrovány. Pro každý otvor je vyhrazeno heslo. Podle potřeby se příslušný otvor vystřihne až ke kraji. Když se do souboru lístků zasune jehla, karta opatřená výsekem vypadne.

Plánovací tabule

Plánovací tabule jsou organizační pomůcky, které v grafické podobě poskytují názorně a přehledně informace o výrobě, prodeji, exportu a importu, o stavu zaměstnanců apod.
Jsou různých velikostí a provedení.
Podle provedení rozlišujeme plánovací tabule kapsové, kolíčkové, magnetické a světelné.
Mezi moderní patří především magnetické tabule, které pomocí magnetů umožňují zobrazovat nejen různé údaje, ale na tabule je též možno psát fixy v různých barvách a napsané údaje smazat speciální hudbou. Používá se jich též na konferencích a školeních.

Pořadače

Nejrůznější písemnosti, jako jsou přijaté dopisy, kopie odeslaných dopisů, různé interní písemnosti a další, jsou ukládány pro případné další použití.
Pro ukládání těchto písemností slouží různé odkládací desky a mapy různých barev a provedení, rychlovazače, kapsové pořadače a přihrádky. Tyto pomůcky se ukládají do zásuvek psacích stolů, do skříněk a skříněk.
Do odkládacích desek a map se písemnosti ukládají pouhým vložením. Při použití rychlovazačů písemnosti okrajově děrujeme (proto okraj 25 mm) a upevňujeme je v deskách pomocí jehel.
Dokumenty pro předpokládané operativní využití jsou ukládány u referentů nebo sekretářek. Ostatní dokumenty, u kterých se předpokládá další využití, se ukládají do archivů.
U referentů a sekretářek se k uložení písemnosti používají zejména odkládací desky, rychlovazače a kapsové pořadače. Zvlášť výhodné jsou kapsové pořadače. Písemnosti lze snadno uložit a vyjmout, není třeba je děrovat nebo jinak upravovat. Upevněné popisky na jednotlivých kapsách umožňují rychle vyhledávání dokumentu. Vhodné jsou i otočné registratury různých velikostí.

 

KANCELÁŘSKÉ POMŮCKY A PŘEDMĚTY

Kromě vybavení kanceláří stroji a přístroji má velký význam též značné množství zdánlivých drobností, jako jsou různé psací potřeby, razítka, kancelářské papíry, lepící pásky apod. Jde o početnou paletu různých kancelářských pomůcek a předmětů.
I když jde o velmi různorodé předměty, můžeme je rozdělit do několika skupin. Jsou to:
- kancelářské papíry (bankovky, průklepové a jiné);
- tiskopisy a formuláře nejrůznějšího druhu;
- - obálky;
- lepidla a lepící pásky;
- spojovací materiál;
- sešívací a rozešívací pomůcky;
- pomůcky pro označování (klasická a samonamáčecí razítka, datumky, číslovačky, etiketovací kleště apod.);
- pomůcky pro perforování (děrovačky);
- psací potřeby (pera, popisovače, tužky);
- korekturní pomůcky (pryže, opravné papírky, laky a tužky).

V kancelářích se používá i další materiál. Jde například o barvící pásky, tonery do kopírovacích strojů, náplně do per, tuhy, ořezávátka, nůžky, balící papíry, kalendáře, dárkové a reklamní předměty.

Závěrem je třeba konstatovat, že organizační a výpočetní technika i kancelářské pomůcky a předměty procházejí bouřlivým vývojem. Začíná dominovat miniaturizace, mobilita, zavádění nových materiálů, vzestup užitných vlastnosti strojů a přístrojů, jejich dokonalejší výkon a kombinace funkcí. Zanedbatelný není ani faktor úspornosti s ohledem na rostoucí ceny energií a ochrany životního prostředí.

Proto musíme počítat s novými, technicky dokonalejšími stroji a přístroji na trhu, se zaváděním novinek do praxe a s tím spojenými instruktážemi pracovníků-uživatelů.

Hodnocení referátu Kancelářská technika

Líbila se ti práce?

Podrobnosti

  15. červen 2008
  5 467×
  5606 slov

Komentáře k referátu Kancelářská technika